Informare privind raportarea unor incalcari ale legii sau ale reglementarilor interne (avertizare in interes public)

In cadrul Colonnade, acordam o atentie deosebita unei conduite de afaceri conforme cu legea si etice. Astfel, oferim posibilitatea de a raporta orice incalcare a legilor sau a reglementarilor interne, persoanelor care au obtinut informatiile  intr-un context profesional cu Colonnade Insurance S.A.

Cand puteti trimite o raportare?

Atunci cand aveti motive sau informatii intemeiate pentru care considerati ca a avut loc sau este posibil sa se produca o incalcare a legii sau un comportament neetic si necorespunzator care are legatura cu activitatile desfasurate in cadrul Colonnade.

Raportarea va fi tratata in mod confidential si identitatea dumneavoastra va fi protejata.

Cine poate face raportarea?

Poate avea calitate de avertizor in interes public:

• un angajat sau un fost angajat Colonnade,

• o persoana care aplica pentru un loc de munca in cadrul Colonnade,

• o persoana care presteaza munca pentru Colonnade printr-un contract diferit fata de contractul individual de munca,

• un antreprenor in relatie comerciala cu Colonnade,

• un actionar sau partener Colonnade,

• un membru al oricarui organism al Colonnade, altul decat cel din functia de angajat,

• orice persoana care executa lucrari pentru Colonnade sub supravegherea sau indrumarea unui contractor,

• un subcontractor sau furnizor al Colonnade,

• un stagiar sau voluntar al Colonnade.

Persoanele desemnate in cadrul canalului de raportare interna

Avertizorii in interes public pot transmite raportarile lor interne catre Directorul de Conformitate al Colonnade sau, in absenta acestuia, catre Directorul de Managementul Riscului,  care sunt numiţi de Conducerea Executiva drept persoane desemnate.

Cum este protejata persoana care face raportarea?

Persoanele care raporteaza eventuale nereguli nu vor face obiectul niciunei forme de  represalii, amenintari sau incercari de a fi folosite si sunt protejate din punct de vedere legal. Colonnade garanteaza deplina confidentialitate a datelor furnizate in raportare si protejeaza identitatea avertizorilor, persoanei vizate precum si a persoanelor terte la care se face referire in raportare.

Ce urmeaza dupa depunerea raportarii interne?

Persoana care transmite raportarea va primi o confirmare de primire in termen de 7 zile de la transmiterea acesteia. De asemenea, va primi un raspuns si o informare privind masurile luate de Colonnade in termen de 3 luni de la data depunerii raportarii (face exceptie atunci cand raportarea este anonima, aceasta modalitate nepermitand Colonnade sa identifice adresa persoanei care face raportarea).

Cum poti transmite raportarea interna?

Raportarea se poate face prin unul dintre urmatoarele canale de comunicare:

• prin e-mail catre: whistleblowing@colonnade-insurance.com
• prin curier/posta cu mentiunea  "Whistleblowing-confidential!" catre: Colonnade Insurance S.A. 1b, rue Jean Piret, L-2350 Luxembourg, Luxembourg
• apeland urmatoarele numere de telefon :

+352 281156-204 (Director de Conformitate Colonnade) sau +352281156-206 (Director Managementul Riscului Colonnade)

• in persoana, la cererea avertizorului in interes public, fie direct, fie prin intermediul ofiterilor locali de conformitate sau de managementul riscului.

Raportarile anonime facute prin e-mail sau prin intermediul postei vor fi luate in considerare!

Va rugam sa retineti ca acest canal intern de comunicare nu este destinat reclamatiilor (petitiilor)!

Petitiile referitoare la o polita de asigurare sau la oricare dintre serviciile noastre trebuie sa urmeze procedura detaliata pe website in sectiunea Reclamatii | Colonnade Insurance S.A.

Raportarea externa (catre autoritati)

Raportarea se efectueaza direct prin intermediul canalelor externe de raportare, in cazul in care avertizorul considera ca exista risc de represalii si ca incalcarea raportata nu poate fi remediata in mod eficace prin intermediul canalelor interne

de raportare. Autoritatile competente sa primeasca raportari privind incalcari ale legii, sunt: autoritatile si institutiile publice care, potrivit dispozitiilor legale speciale, primesc si solutioneaza raportari referitoare la incalcari ale legii, in domeniul lor de competenta; Agentia Nationala de Integritate; alte autoritati si institutii publice catre care Agentia isi deleaga competenta de solutionare a raportarilor.

Divulgarea publica

Avertizorul in interes public care divulga public informatii privind incalcarea legii beneficiaza de protectie in cazul in care este indeplinita una dintre urmatoarele conditii:

a) a raportat mai intâi intern si extern sau direct extern, insa considera ca nu au fost dispuse masuri corespunzatoare in termenul legal;

b) are motive intemeiate sa considere ca:

1. incalcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat; sau

2. in cazul raportarii externe exista un risc de represalii sau o probabilitate redusa ca incalcarea sa fie remediata in mod eficace având in vedere circumstantele specifice ale raportarii.

Raportarea privind incalcarea legii prin divulgare publica se poate adresa presei, organizatiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizatiilor neguvernamentale, comisiilor parlamentare sau prin punerea la dispozitie in orice mod in spatiul public a informatiilor referitoare la incalcari ale legii.